Title

О компании

Пока команда была небольшой, рабочие процессы держались на переписках, звонках и памяти сотрудников. Но с ростом компании стало понятно: искать информацию в чатах, пересылать документы вручную и согласовывать всё через мессенджеры уже невозможно. Особенно остро это ощущалось в HR-процессах. Найм, адаптация сотрудников, документы, сертификаты и внутренние согласования были разбросаны между сторонними мессенджерами, почтой, таблицами и личными сообщениями. В какой-то момент компания столкнулась с главной проблемой — процессы начали зависеть не от системы, а от конкретных людей. В этом кейсе расскажем, как архитектурное бюро перевело HR-процессы в Битрикс24 и построило единую систему управления сотрудниками.

Как работали до внедрения

До внедрения Битрикс24 HR-команда работала в режиме постоянного ручного контроля. HR-специалист большую часть дня проводил «между чатами»: пересылал сообщения, искал документы, напоминал руководителям о согласованиях и уточнял статусы кандидатов. Основные проблемы выглядели так:

важные договоренности оставались в голосовых сообщениях и переписках;
информация по кандидатам терялась между почтой, мессенджерами и таблицами;
графики отпусков и кадровые вопросы обсуждались в личных чатах; руководители не видели реальную загрузку HR и этапы подбора;
история работы с кандидатами хранилась в личных аккаунтах сотрудников.

Самая опасная проблема проявлялась при увольнениях. Вместе с сотрудником компания могла потерять часть истории коммуникаций, документов и внутренних процессов. Некоторые рабочие вопросы существовали только в переписках конкретного человека. Из-за этого бизнес постоянно сталкивался с хаосом: поиск информации занимал время, процессы тормозились, а контроль над HR-системой становился всё слабее.

Что изменили

Главная цель внедрения — собрать HR-процессы в одной системе и убрать зависимость от мессенджеров, таблиц и ручного контроля. Битрикс24 стал для компании не просто рабочим пространством, а единой точкой управления всем жизненным циклом сотрудника — от подбора до контроля документов и адаптации.

Воронка подбора сотрудников

Первым этапом стала настройка CRM для HR-процессов.

Воронка подбора Теперь каждый кандидат проходит через понятную воронку подбора, а вся история работы сохраняется внутри компании.
Что это дало:

заявки из платформы онлайн-рекрутинга, почты и мессенджеров собираются в одном месте;
руководитель в любой момент видит этап найма и возможные задержки;
HR перестал вручную контролировать десятки переписок;
вся история общения с кандидатами остается внутри системы, а не в личном телефоне сотрудника.

Подбор стал прозрачным и управляемым.

Цифровой профиль сотрудника

Ключевым элементом системы стал смарт-процесс «Профиль сотрудника».
Профмль сотрудника Компания отказалась от обычного списка сотрудников и создала единую цифровую карточку, где хранится вся информация по человеку.

Главная задача была простой: в любой момент понять, кто работает в компании, за что отвечает сотрудник, какие у него компетенции и к кому можно обратиться по конкретному вопросу.

В карточке сотрудника теперь хранится:

кадровая информация;
грейды и роль в компании;
этапы адаптации;
выданное оборудование и доступы;

документы;
формат сотрудничества;
взаимодействие HR и руководителей подразделений.

Вместо разрозненных таблиц компания получила единую базу знаний по сотрудникам.

Контроль сертификатов и удостоверений

Для архитектурного бюро важно контролировать сроки действия сертификатов и допусков. Раньше это делалось вручную — через таблицы и напоминания.
Чтобы убрать риск просроченных документов, в компании настроили отдельный смарт-процесс «Сертификаты и удостоверения».

Теперь система:

автоматически отслеживает сроки действия документов;
заранее уведомляет HR и сотрудников о необходимости продления; хранит всю информацию внутри профиля сотрудника;
показывает руководителям актуальную карту компетенций команды.

В любой момент можно быстро понять, кто подходит под требования конкретного проекта и какие навыки нужно усиливать внутри команды

Автоматизация медкомиссий

Еще одним важным процессом стал контроль медицинских осмотров сотрудников. Раньше HR приходилось вручную отслеживать даты и искать информацию в файлах и таблицах. Теперь Битрикс24 сам контролирует сроки медкомиссий и напоминает о необходимых действиях.
Система автоматически:

уведомляет HR и руководителей о приближении сроков осмотра;
меняет статус сотрудника, если требуется прохождение комиссии;
помогает формировать списки сотрудников для клиники;
хранит заключения, документы и историю осмотров;
ограничивает допуск к опасным работам при просроченной медкомиссии.

Компания снизила риски, связанные с охраной труда, и ушла от ручного контроля через таблицы и бумажные напоминания.

Результаты

После внедрения Битрикс24 HR-процессы стали прозрачными и предсказуемыми. Компания перестала зависеть от личных переписок и памяти сотрудников. Вся информация теперь хранится внутри системы и остается доступной даже при смене команды.
Что изменилось после внедрения:

процессы перестали «ломаться» при увольнении сотрудников.
история коммуникаций и документы больше не теряются.
hr-команда перестала заниматься постоянными пересылками и ручным контролем.
значительную часть задач система выполняет автоматически.
руководители получили прозрачную картину по найму, адаптации и квалификации сотрудников.
снизились риски работы с просроченными сертификатами и меддопусками.

Компания ушла от хаоса в чатах и построила единую цифровую систему управления персоналом.Теперь рост бизнеса не усиливает беспорядок внутри компании — процессы масштабируются вместе с командой.

HR - департамент