О компании
Когда количество заказов растет, а производство становится сложнее, компаниям уже недостаточно просто вести сделки в CRM. Необходимо, чтобы продажи, производство, сайт и сотрудники работали как единый механизм. Именно с такой задачей к нам обратилась компания «Карифа» — производитель полиграфической продукции, специализирующийся на изготовлении этикеток, упаковки, брендированной продукции и корпоративного мерча.
Перед нами стояла задача не просто внедрить CRM, а выстроить полноценную систему управления заказами: от первого обращения клиента до изготовления продукции и получения обратной связи после выполнения заказа.
От заявки до производства — без ручной работы
Первым этапом мы автоматизировали прием обращений. Для этого был настроен смарт-процесс «Лиды», который объединил все источники входящих заявок.
Теперь обращения автоматически поступают в Битрикс24 из телефонии, электронной почты и корпоративного сайта. Каждая заявка сразу фиксируется в CRM с указанием источника, назначается ответственному менеджеру и становится частью общей системы продаж. Благодаря этому компания полностью исключила потерю обращений и получила возможность анализировать эффективность каждого канала привлечения клиентов.
Продажи по единому сценарию
Следующим этапом стала настройка основной воронки «Карифа продажи».
В ней отражен полный путь клиента: от обработки входящей заявки и подготовки коммерческого предложения до проведения встреч, согласования условий, выставления счета и передачи заказа в производство.
Для каждого этапа были настроены роботы и триггеры, которые автоматически создают задачи, напоминают менеджерам о необходимых действиях, контролируют сроки и переводят сделки между стадиями. Это позволило стандартизировать работу отдела продаж и значительно сократить количество ручных операций.
Руководитель в любой момент может увидеть, сколько сделок находится на каждом этапе, какие требуют внимания и где возникают возможные задержки.
Отдельный процесс для собственного направления — «HONEY BUNNY»
Во время проекта была выделена отдельная линия работы компании, для которой мы создали собственный смарт-процесс «HONEY BUNNY».
Он полностью адаптирован под специфику данного направления и включает все этапы обработки заказа: от поступления и квалификации заявки, подготовки коммерческого предложения до сборки продукции, доставки, получения обратной связи и успешного завершения сделки.
Каждый этап сопровождается автоматическими сценариями, благодаря которым сотрудники работают по единому алгоритму, а руководитель получает полную прозрачность процессов.
Производство под полным контролем
После согласования заказа работа автоматически переходит в отдельную производственную воронку «Карифа производство». Именно здесь сотрудники производства отслеживают выполнение каждого заказа.
Воронка включает этапы подготовки и согласования макета, постановки заказа в производство, изготовления продукции, доставки, финальной оплаты и получения обратной связи от клиента.
Такое разделение позволило четко разграничить ответственность между отделом продаж и производством. Менеджеры занимаются взаимодействием с клиентом, а производственные подразделения получают уже подготовленный заказ с необходимыми данными и могут сосредоточиться исключительно на его выполнении.
Сайт и CRM работают как единая система
Одной из самых важных частей проекта стала интеграция корпоративного сайта с Битрикс24. Мы реализовали двусторонний обмен данными. Когда клиент оформляет заказ на сайте, сделка автоматически создается в CRM через API. Вместе с ней передаются контактные данные, список заказанных товаров, стоимость и вся необходимая информация для дальнейшей работы менеджеров.
В обратную сторону настроены исходящие вебхуки. Как только сотрудник изменяет статус заказа в Битрикс24, эта информация автоматически передается на сайт. Благодаря этому клиент всегда видит актуальное состояние своего заказа без дополнительных звонков и запросов.
Роботы и триггеры
Практически каждый этап процессов сопровождается автоматическими роботами.
Битрикс24 самостоятельно ставит задачи ответственным сотрудникам, напоминает о необходимых действиях, контролирует сроки, изменяет статусы сделок, запускает бизнес-процессы и синхронизирует данные между CRM и сайтом.
В результате сотрудники тратят время не на выполнение однотипных операций, а на работу с клиентами и решение действительно важных задач.
Результаты
После внедрения Битрикс24 компания «Карифа» получила не просто CRM, а единое цифровое пространство, которое объединило продажи, производство и онлайн-заказы. Сегодня все обращения автоматически попадают в систему, каждый заказ проходит по заранее настроенному сценарию, производство работает в собственной воронке, а информация между сайтом и CRM синхронизируется без участия сотрудников.
-
100% заказов находятся под контролем. На каждом этапе сотрудники и руководители видят текущий статус сделки, ответственного, сроки исполнения и историю взаимодействия с клиентом. Потеря заявок и информации исключена.
-
до 50% сократилось время обработки новых заказов. Благодаря интеграции сайта с CRM сделки автоматически создаются вместе с товарами, суммой заказа и данными клиента. Менеджерам больше не приходится переносить информацию вручную.
-
до 70% меньше ручных операций. Автоматические роботы, вебхуки и бизнес-процессы самостоятельно создают задачи, меняют статусы заказов, уведомляют сотрудников и синхронизируют информацию между CRM и сайтом.
-
100% прозрачности производственного цикла. Каждый заказ проходит через отдельную производственную воронку, где в режиме реального времени отображается этап изготовления, ответственные сотрудники и готовность продукции.
-
автоматическая синхронизация с сайтом. Клиенты всегда видят актуальный статус своего заказа благодаря исходящим вебхукам, которые обновляют информацию на сайте без участия менеджеров.
-
единая система вместо нескольких разрозненных инструментов. Телефония, электронная почта, сайт, производство и продажи работают в едином пространстве Битрикс24, что значительно ускоряет взаимодействие между подразделениями.
В результате Битрикс24 стал для компании не просто инструментом учета, а центральной системой управления бизнесом, которая объединяет все подразделения в единый, эффективно работающий механизм.