О компании
Компания занимается полным циклом производства элитной мебели для частных и коммерческих объектов: от разработки чертежей и согласования проекта до изготовления, доставки и монтажа на объекте заказчика.
По мере роста количества заказов руководство столкнулось с проблемой контроля производства. В одной сделке могло быть несколько изделий, каждое из которых находилось на своем этапе готовности. Информация хранилась в разных таблицах, чатах и документах, что затрудняло управление сроками и загрузкой сотрудников.
Для решения этих задач было принято решение автоматизировать процессы в Битрикс24.
Как работали до внедрения
До запуска системы управление производством велось вручную. Главной сложностью для руководства являлось отсутствие прозрачности о готовности каждого изделия. Текущая модель управления производством была подвержена высоким рискам из-за ручного цикла обработки данных.
Периодически обострялись такие проблемы, как:
- информационный вакуум: отсутствие сквозной видимости статусов изделий и сложности с контролем сроков производства и монтажа.
- неэффективная коммуникация: разрозненная постановка задач снижала дисциплину их исполнения.
- отсутствие аналитики: отсутствие данных о фактическом времени операций препятствовало точному планированию и расчету рентабельности.
- административная нагрузка: избыточные трудозатраты на сбор и подготовку отчетности вручную.
Особенно остро проблема проявлялась при крупных заказах, где в рамках одной сделки производилось сразу несколько различных изделий.
Архитектура решения
Для оптимизации производственного цикла и обеспечения сквозного контроля была развернута кастомная экосистема на базе платформы Битрикс24. Архитектура решения построена на принципах модульности и бесшовной интеграции шести ключевых компонентов:
- CRM Сделки
- Смарт-процесс «Изделия»
- Смарт-процесс «Задачи»
- Смарт-процесс «Учет времени»
- Смарт-процесс «Журнал начислений по задачам»
- Смарт-процесс «Начисления за месяц»
- Отчеты руководителя.
Каждый смарт-процесс связан логической цепочкой с предыдущим, а также является важной дополняющей составной последующего процесса.
СRM-сделки
Каждый новый заказ клиента оформляется в виде сделок. Они служат фундаментом для управления клиентским путем. В данном модуле осуществляется фиксация первичных потребностей заказчика, ведение коммерческих условий, контроль оплаты и управление воронкой продаж. Сделка выступает «головным» объектом, инициирующим все последующие производственные процессы.
В карточке сделки фиксируется:
- клиент;
- адрес объекта;
- номер договора;
- сроки выполнения работ;
- сумма договора;
- предоплата;
- ответственный менеджер;
- проектная документация.
Сделка становится центральной карточкой проекта, в которой хранится вся информация по заказу. Однако для производства мебели одной сделки недостаточно, поскольку заказ может содержать десятки различных изделий. Большинство мебельных компаний сталкиваются с проблемой: заказ есть, а понять на каком этапе находится конкретное изделие невозможно.
Смарт-процесс «Изделия»
Каждое изделие стало самостоятельным объектом управления со своей воронкой производства, ответственными сотрудниками, сроками изготовления, задачами, трудозатратами и историей изменений. Из карточки сделки менеджер может перейти в связанный смарт-процесс «Изделия» и получить полную информацию о составе заказа. Такой подход особенно актуален для мебельного производства, где в рамках одного проекта может изготавливаться сразу несколько изделий, каждое из которых имеет собственные сроки, ответственных сотрудников и этапы производства.На примере сделки «Офисная мебель для IT-компании» в системе отображается перечень всех изделий, входящих в заказ. Для каждого изделия доступна информация о текущем статусе, ответственном сотруднике, сроках выполнения и ходе работ.
Специализированный модуль для управления номенклатурой и стадиями производства. Позволяет детализировать каждый заказ на уровне отдельных единиц продукции. Обеспечивает прозрачность жизненного цикла каждого изделия: от запуска в производство до прохождения ОТК и отгрузки. В результате руководитель получает прозрачную картину по всему проекту в одном окне: количество изделий в работе, текущий статус каждого изделия, выполненные и запланированные задачи, затраты времени и ответственных сотрудников. Это значительно упрощает контроль производства, помогает своевременно выявлять отклонения от графика и принимать управленческие решения на основе актуальных данных.
Смарт-процесс «Задачи»
Следующим этапом автоматизации стал смарт-процесс «Задачи». Его внедрение позволило организовать контроль выполнения работ не только на уровне сделки или изделия, но и на уровне конкретных производственных операций. Для удобства сотрудников производства была реализована интеграция с внешней производственной системой, используемой на рабочих местах мастеров и специалистов цеха.
После постановки задачи в Битрикс24 информация автоматически передается во внешнюю производственную систему, где сотрудники получают задания в привычном для себя интерфейсе. В процессе выполнения работ мастера могут фиксировать статус выполнения, оставлять комментарии и передавать данные о ходе производства.
После обновления информации данные автоматически синхронизируются с Битрикс24. Благодаря этому руководители, менеджеры проектов и сотрудники производственных подразделений всегда видят актуальное состояние работ непосредственно в CRM без необходимости запрашивать информацию вручную.
Такой подход позволил объединить управленческий контур в Битрикс24 и производственный контур на рабочих местах сотрудников в единую цифровую систему.
Данный инструмент используется для декомпозиции производственных процессов на отдельные задачи, каждая из которых имеет своего исполнителя, сроки выполнения и набор необходимых действий. Такой подход обеспечивает прозрачное управление производством, позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и своевременно выявлять отклонения от производственного плана.
Рассмотрим работу системы на примере сделки «Офисная мебель для IT-компании». Из карточки сделки пользователь может перейти в смарт-процесс «Изделия» и увидеть полный перечень изделий, входящих в заказ: рабочие столы, шкафы, тумбы, перегородки и другие элементы мебели.
При переходе в карточку конкретного изделия, например «Подвесная тумба Desk Storage», становится доступен полный список связанных с ним производственных задач. Каждая задача отражает отдельный этап выполнения работ и содержит всю необходимую информацию для контроля процесса.
В карточке задачи фиксируется:
-
исполнитель и ответственный сотрудник;
-
приоритет выполнения;
-
сроки выполнения;
-
текущий статус;
-
комментарии участников задачи;
-
прикрепленные документы;
-
история изменения и выполнения работ.
Такой подход позволяет руководителям и ответственным сотрудникам в любой момент получить объективную информацию о текущем состоянии работ по каждому изделию, увидеть, какие задачи уже выполнены, какие находятся в работе, а какие требуют внимания.
Дополнительно система обеспечивает прозрачность загрузки сотрудников, помогает контролировать соблюдение сроков и формировать более точные прогнозы по готовности изделий и всего проекта в целом.
Смарт-процесс «Учет времени по задачам»
Одной из ключевых задач производственной компании является контроль фактических трудозатрат на изготовление продукции. Для решения этой задачи в рамках проекта был разработан отдельный смарт-процесс «Учет времени», интегрированный с системой управления изделиями и производственными задачами.
Данный процесс позволяет фиксировать фактическое время, затраченное сотрудниками на выполнение конкретных операций по каждому изделию. Вся информация собирается в едином цифровом пространстве и автоматически связана с задачами, изделиями и производственными заказами. Данные из этого блока являются критически важными для расчета реальной себестоимости продукции и анализа эффективности производственных мощностей.
Дополнительным преимуществом стало повышение точности планирования будущих проектов. Используя накопленную статистику по аналогичным изделиям, компания может более точно прогнозировать сроки изготовления, распределять нагрузку между сотрудниками и формировать коммерческие предложения с учетом реальных производственных затрат.
Смарт-процесс «Журнал начислений по задачам»
Для обеспечения прозрачного учета затрат на производство и формирования объективной оценки себестоимости изделий в системе был реализован отдельный смарт-процесс «Журнал начислений по задачам».
Данный процесс является связующим звеном между производственными задачами, сотрудниками и финансовыми показателями проекта. Его основная задача — фиксировать стоимость выполненных работ по каждой производственной операции и формировать единую историю начислений в разрезе изделий, сотрудников и заказов.
На примере изделия «Подвесная тумба Desk Storage» в журнале отображается перечень всех выполненных задач, связанных с изготовлением данного изделия. Для каждой операции фиксируются ответственные сотрудники, сумма начисления за выполненные работы, а также связь с конкретным этапом производственного процесса. Каждое начисление автоматически сохраняется в истории изделия и может использоваться для дальнейшего анализа и формирования отчетности.
После внедрения смарт-процесса «Журнал начислений по задачам» компания получила инструмент для детального контроля производственных расходов и трудозатрат. Руководство может в режиме реального времени отслеживать стоимость выполнения работ, анализировать эффективность сотрудников и принимать решения на основании фактических данных.
В результате процесс расчета себестоимости стал более прозрачным, сократилось количество ручных расчетов, повысилась точность финансового планирования, а контроль над производственными затратами был выведен на новый уровень. На основании данных о выполненных задачах и затраченном времени система автоматически формирует начисления сотрудникам.
Смарт-процесс «Начисления за месяц»
Для автоматизации учета заработной платы производственного персонала был внедрен смарт-процесс «Начисления за месяц». Решение позволяет собирать данные о фактически отработанном времени, выполненных задачах и начислениях сотрудников в едином цифровом пространстве. В рамках процесса для каждого сотрудника автоматически формируется карточка, содержащая информацию о должности, количестве отработанных часов, периоде учета и сумме начислений. Данные поступают из связанных производственных процессов, что исключает ручной сбор информации и снижает вероятность ошибок при расчетах.
В результате внедрения компания получила прозрачный механизм учета трудозатрат и начислений, сократила время на подготовку расчетов заработной платы и обеспечила руководителей актуальной информацией о производительности сотрудников и затратах на персонал.
Результаты
- сокращено время поиска информации по заказу на 80%;
- исключены потери задач между подразделениями;
- обеспечен контроль каждого изделия на всех этапах производства;
- автоматизирован учет трудозатрат сотрудников;
- ускорена подготовка расчетов заработной платы;
- руководство получило прозрачную аналитику по заказам и производственным затратам.
В результате внедрения Битрикс24 компания получила единую цифровую систему управления производством мебели — от первого обращения клиента до изготовления, доставки и монтажа готового изделия. А интеграция Битрикс24 с производственной системой компании объединила управленческий и производственный контуры в едином цифровом пространстве, обеспечив прозрачный контроль выполнения работ на всех этапах производства.
Руководство получило прозрачность производственных процессов, контроль сроков, трудозатрат и финансовых показателей, а сотрудники начали работать в едином информационном пространстве без использования таблиц, переписок и разрозненных сервисов.