Title

О компании

Несмотря на то, что архитектурная компания в первую очередь занимается проектированием, значительная часть сотрудников регулярно посещает строительные объекты, участвует в авторском надзоре, обследовании зданий и взаимодействует с подрядчиками. В таких условиях соблюдение требований охраны труда становится не просто формальностью, а важной частью ежедневной работы.

По мере роста компании учет допусков, удостоверений, обучения сотрудников и средств индивидуальной защиты стал занимать все больше времени. Руководство столкнулось с необходимостью автоматизировать процессы и создать единую систему контроля.

Как работали до внедрения

До внедрения Битрикс24 все процессы охраны труда велись вручную. Информация хранилась в различных Excel-файлах, папках и бумажных архивах. Контроль сроков действия удостоверений осуществлялся специалистами вручную через календари и таблицы.

Основные сложности, с которыми столкнулась компания:

данные находились в нескольких источниках;
сложно было контролировать сроки действия документов;
сотрудники могли пропустить обучение или проверку знаний;
отсутствовала единая история по каждому сотруднику;
подготовка отчетов занимала много времени;
существовал риск просрочки обязательных документов.

Для минимизации рисков, повышения прозрачности процессов и обеспечения своевременного продления документов было принято решение о внедрении единой системы учета охраны труда.

Архитектура решения

На этапе проектирования были проанализированы существующие процессы охраны труда и определены ключевые направления автоматизации. Вместо внедрения отдельной специализированной системы было принято решение использовать возможности Битрикс24, который уже являлся частью корпоративной IT-инфраструктуры.
Чтобы охватить все направления охраны труда, внутри смарт-процесса были реализованы четыре взаимосвязанных мини-процесса, отвечающих за разные категории документов и мероприятий.

Допуски и удостоверения

Для исключения риска использования недействительных допусков и удостоверений реализован автоматический контроль сроков действия. Система самостоятельно отслеживает даты окончания документов и в зависимости от оставшегося срока переводит их между статусами:

действует — документ актуален и может использоваться в работе;
скоро истекает — срок действия документа приближается к завершению и требуется подготовка к продлению;
на продлении — по документу уже запущен процесс переоформления или прохождения повторной аттестации;
просрочено — срок действия документа истек и требуется принятие мер по продлению.

Ответственные сотрудники заранее получают уведомления о необходимости продления документации.

Обучение и проверки знаний

Для каждого сотрудника формируется история прохождения обучения и проверок знаний с указанием дат проведения, результатов, ответственных лиц и прикрепленных подтверждающих документов.
Вся информация хранится в едином цифровом пространстве и доступна специалистам по охране труда, руководителям подразделений и сотрудникам кадровой службы.
В отдельном разделе фиксируются:

вводные инструктажи;
повторные инструктажи;
обучения по охране труда;
проверки знаний.

Дополнительно руководство получает аналитику по подразделениям: количество сотрудников с действующими проверками знаний, перечень сотрудников, которым требуется обучение, а также статистику по выполнению требований охраны труда. Это позволило своевременно планировать мероприятия по обучению персонала и исключать риски, связанные с допуском к работе сотрудников с просроченными инструктажами или проверками знаний.

Сертификаты и курсы

Для сотрудников проектных подразделений реализовали учет:

профессиональных сертификатов;
курсов повышения квалификации;
отраслевых обучающих программ;
внутренних образовательных мероприятий.

Руководители подразделений стали получать актуальную информацию о квалификации сотрудников, быстрее оценить готовность специалистов к участию в проектах, определять потребность в дополнительном обучении и формировать планы развития персонала. Это позволило более эффективно распределять ресурсы между проектами, снижать риски, связанные с отсутствием необходимых компетенций, и поддерживать высокий уровень профессиональной подготовки команды. В результате компания получила прозрачную систему управления знаниями и компетенциями сотрудников, исключила риск использования просроченных сертификатов и существенно сократила время на поиск информации о квалификации персонала.

Средства индивидуальной защиты (СИЗ)

Отдельный мини-процесс отвечает за выдачу и контроль СИЗ. В рамках процесса для каждого сотрудника фиксируется информация о выданных СИЗ: наименование, дата выдачи, нормативный срок эксплуатации, ответственное лицо, подразделение, а также история всех операций, связанных с использованием, заменой или возвратом средств защиты. При необходимости к карточке могут прикрепляться акты выдачи, подтверждающие документы и фотографии.
СИЗ Автоматизация процесса позволила отказаться от бумажных журналов учета, сократить время на ведение документации, повысить достоверность данных и обеспечить прозрачный контроль за обеспечением сотрудников средствами индивидуальной защиты на всех этапах их использования.

Результаты

Смарт-процесс превратил хаотичную бумажную работу по охране труда в структурированную цифровую систему, которая снизила риски штрафов и несчастных случаев.
В итоге:

более 300 удостоверений и допусков переведены в единый реестр;
время подготовки отчетов сократилось на 80%;
исключен ручной контроль сроков действия документов;
количество уведомлений о предстоящем продлении выросло до 100% охвата сотрудников.

Сегодня система не только помогает соблюдать нормативные требования, но и выступает полноценным инструментом управления кадровыми и производственными рисками.

Охрана труда